바카라

생성, 분류 및 바카라을 닫아야 할 때까지 종이 바카라 관리에 대한 지침

종이 바카라 만들기

종이 바카라은 일관되게 레이블을 지정하고 논리적으로 구성해야합니다. 이 지침은 종이 제출 시스템을 작성하고 설명하는 모범 사례를 설명합니다.

이름 지정

다음 정보는 항상 바카라 표지에 제공되어야합니다.

바카라 참조- 각 새 바카라에 대한 고유 참조. 관리되는 정보 유형에 따라 다른 시스템이있을 수 있습니다.
바카라 제목- 각 바카라에 의미 있고 정확한 제목이 제공되어야합니다. 약어와 약어는 피해야합니다.
열린 날짜
폐쇄 된 날짜
소유자- 바카라의 내용을 담당하는 개인의 이름이어야합니다
부서 또는 팀
시스템 참조- 바카라이 컴퓨터 시스템에서 보유 된 레코드 또는 바카라과 관련이 있으면 사례 번호 또는 바카라 이름 및 경로를 기록해야합니다.
처분 날짜 / 행동- 처리 날짜 및 따라야 할 조치. 세부 사항은 유지 일정에 제공됩니다.

바카라 사용과 관련된 추가 정보를 캡처하고 참조해야합니다. 예를 들어 개인 바카라은 직원이 연금 제도에 가입 한 날짜를 기록하거나 계약 바카라이 계약의 시작 날짜를 기록 할 수 있습니다..

종이 바카라 유지 관리

종이 바카라에 포함 된 기록은 비즈니스 및 법적 요구 사항에 따라 관리해야합니다. 이는 수령 또는 창출 후 가능한 빨리 올바르게 제출해야한다는 것을 의미합니다.

문서는 바카라이나 폴더에 느슨하게 배치해서는 안됩니다. 이것은 손실, 손상 또는 파괴를 방지하는 데 도움이됩니다.

맨 위에 최신 레코드를 제출합니다.
수령 날짜가 아닌 문서가 작성된 날짜의 순서대로 바카라.
관련 문서 바로 아래의 첨부 바카라 또는 인클로저를 바카라. 계획이나 도면과 같은 부피가 큰 품목을 파우치 또는 주머니에 놓고 앞쪽에 설명 된 내용이 있습니다.
복제를 제출하지 마십시오.
순환 용지는 원본 또는 마스터 세트 및 사본을 식별하는 방식으로 표시되어야합니다. 원본을 제출하고 필요한 경우 다른 바카라에 바카라 메모를 삽입하여 위치를 나타냅니다.

바카라 목록

예를 들어, 참조, 코드 또는 색인 번호로 바카라이 저장되는 경우 적절한 경우 바카라 목록을 유지하는 것이 좋습니다. 바카라 목록에는 다음 정보가 포함되어야합니다.

바카라 참조
바카라 제목
날짜가 열렸습니다
폐쇄 날짜
시스템 참조
키워드
처분 세부 정보.

스프레드 시트 나 데이터베이스를 바카라 목록을 유지하는 데 사용되면 해당 바카라에 대한 인덱스를 유지할 필요가 없습니다. 그러나 수동 시스템을 사용하는 경우 대부분의 바카라 시스템의 경우 인덱스도 유지해야합니다.

바카라이 파괴 될 때 목록을 업데이트하는 것을 기억하십시오.

바카라 추적

예를 들어 바카라이 데이터 보호 요청에 응답하여 바카라이 제공되는 경우 사무실 외부의 레코드 이동을 추적해야합니다. 바카라 이동은 추적 일정을 사용하여 모니터링해야하지만 원본 바카라을 발행하는 것보다 관련 문서에 더 적합 할 수 있습니다.

추적 일정의 예는 다음과 같습니다.

File Ref	바카라 제목	차용자 이름	차용자 직책	차용자 확장	13120_13130	날짜 마감	데이트

바카라 폐쇄

바카라이 닫히고 새 바카라을 작성해야합니다.

바카라이 더 이상 사용되지 않습니다. 예를 들어 직원이 UCL을 떠났거나 프로젝트가 종료되었습니다
2 년 동안 종이가 추가되지 않았습니다
바카라이 더 이상 사용되지 않지만 법적 이유로 유지해야합니다.

새로운 생성part(연속 바카라) 및 그에 따라 바카라이 부피가 커질 때 - 약 5cm 두께. 때로는 매년 새로운 부분을 만드는 것이 좋습니다.

바카라을 닫을 때는 임시 자료를 제거해야합니다 (예 :.

발표되지 않은 초안
사본
Pro Forma 서신
칭찬 미끄러짐
브로셔, 매뉴얼, 카탈로그와 같은 간행물
빈 양식
뉴스 레터
복사, 즉 서명되지 않은 분.

UCL 유지 일정은 모든 기록에 대한 보존 및 폐기 정보를 설명합니다. 내용물에 종이를 손상시킬 항목이 포함되지 않도록 영구적으로 보유하거나 12 년 이상 유지 될 레코드를 확인하고 '정리'해야합니다.

post-it 참고
Sellotape
스틸 페이퍼 클립
Staples
고무 밴드
PVC 슬리브 및 폴더.

플로피 디스크와 같은 전자 미디어는 종이 바카라에 부착되거나 저장되어서는 안됩니다.

바카라이 닫히면 보존 기간과 포함 된 자료 유형에 따라 다음 조치가 발생할 수 있습니다.

즉시 파괴- 기록이 파괴 마감일에 도달 한 경우파괴.
기간 동안 유지 한 다음 폐기- 폐쇄 후 자주 사용되는 레코드 (반 활성)는 현장에 보관 될 수 있습니다. 바카라 관리에 대한 책임은 해당 부서 또는 팀과 함께 남아 있습니다.
일정 기간 동안 유지 한 다음 폐기- 폐쇄 후 드물게 사용되지만 유지 마감일에 도달하지 않은 기록은 UCL의 오프 사이트 스토어로 옮겨 져야합니다..

영구적으로 유지- 기록을 영구적으로 유지 해야하는 경우 자주 사용하는 한 현장에서 개최되어야하며, 그 기간 동안 귀하는 관리에 대한 책임을 유지해야합니다. 행정 사용이 중단되면 레코드 관리자 및 특별 컬렉션 책임자와상의하여 오프 사이트 스토리지 또는 UCL 아카이브로 전송해야합니다.

바카라종이 기록 관리